|   Kontakta oss

Överlämnande av arkiv (leveranser)

Överlämnande av arkivhandlingar får endast ske efter en överenskommelse mellan Regionarkivet och den myndighet som vill leverera.

En förvaltning eller ett bolag som vill överlämna arkivhandlingar ska, för att spara arbete och kostnader, i god tid kontakta Regionarkivet för att diskutera vad som ska levereras och om praktiska detaljer kring leveransen. Den levererande myndigheten svarar för alla kostnader fram till dess att handlingarna är uppställda i godkänd ordning på anvisade hyllor i Regionarkivet. Förvaringen av överlämnade arkivhandlingar sker sedan utan kostnad för levererande myndighet.

Om leveransanvisningarna inte följs, liksom för ej föranmälda leveranser, kan Regionarkivet debitera kostnaderna för det extra arbete detta medför. Leveransen kan dessutom komma att återsändas på avsändarens bekostnad.

Huvudregeln för leveranser är att Regionarkivet tar emot handlingar som:

  • Ska bevaras för all framtid, dvs. handlingarna är inte är gallringsbara enligt gällande lagar, dokumenthanteringsplaner eller övriga gallringsbeslut
  • Omfattar ett helt arkiv, dvs. samtliga handlingar som tillhör arkivet. Om inte hela arkivet kan överlämnas, ska leveransen omfatta en klart avgränsad del inom en så naturlig tidsram som möjligt som Regionarkivet bedömer lämplig. Leveranser ska inte bestå av enstaka handlingsslag eller fysiska volymer, såvida inte dessa utgör hela arkivet.
  • Handlingarna skall vara ordnade och förtecknade efter allmänna arkivschemat eller processorienterad arkivredovisning.
  • Är minst 10 år räknat från sista anteckningsdag, upprättandedatum eller ankomstdag.
  • Inte behövs för att myndigheten ska kunna bedriva sin verksamhet.
  • Sällan efterfrågas av andra myndigheter eller enskilda.

Handledningen och formulären nedan gäller för alla sorts arkivleverenser utom för leveranser av tandvårdsjournaler (Västra Götalandsregionen) och socialtjänstens personakter (Göteborgs Stad). För information om sådana leveranser se nedan under rubrikerna ”Leverans av tandvårdsjournaler” respektive ”Leverans av socialtjänstens personakter”.

Handledning: Att leverera arkivhandlingar 
Blankett: Leveranskvitto (pdf-fil)
Blankett: Leveransframställan (pdf-fil) (kompletteras med bilagan endast vid behov)
Blankett: Bilaga till leveransframställan (pdf-fil) 

Leverans av tandvårdsjournaler
Tandvårdsjournaler ska enligt Arkivnämndens beslut bevaras för framtiden (se dokumenthanteringsplan för hälso- och sjukvård samt tandvård under rubriken ”Styrande dokument för myndigheter i Västra Götalandsregionen”). 

För att en tandvårdsklinik ska kunna överlämna tandvårdsjournaler till Regionarkivet måste kliniken först registrera journalerna i ett webbaserat register. För att få behörighet att göra detta krävs att man kontaktar Regionarkivet och ansöker om ett användarnamn med lösenord. Det gör man genom att skicka ett mejl till maj-britt.bergqvist@arkivnamnden.goteborg.se , eller ringer 0521-278426.

Mer information om hantering av tandvårdsjournaler finns under länken Råd och instruktioner.

Leverans av socialtjänstens personakter
Enligt huvudregeln i 12 kap 1 § socialtjänstlagen (2001:453), förkortat SoL, skall socialtjänstens personakter – med vissa undantag enligt 12 kap 2 § SoL – gallras fem år efter det att sista anteckningen gjordes i akten.

I Göteborgs kommun skall akterna enligt 7 kap 2 § socialtjänstförordningen (2001:937) undantas från gallringen av hänsyn till forskningens behov. I stället skall stadsdelsnämnderna och Social resursnämnd i Göteborg årligen avställa de av socialtjänstens personakter, där fem år gått sedan sista anteckning, och överlämna dessa till Regionarkivet (arkivmyndigheten). Akter som rör faderskapsutredningar, adoptioner och placeringar i familjehem skall bevaras, men är undantagna från den årliga avställningen.

Motsvarande regler finns för LSS-akter enligt 21c och 21d §§ lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (1993:387), förkortat LSS, samt i 12 § förordningen om stöd och service till vissa funktionshindrade (1993:1090).

Anvisningar för socialaktsleveranser 2016
Handbok socialaktsavställning - överlämnande till Regionarkivet 2017
Handbok socialaktsavställning - överlämnande till Regionarkivet 2016
Handbok Intraservice - Allmän beskrivning 2016
Handbok Intraservice - Treserva avställningsrutin 2016

Blanketter som hör till anvisningarna för socialaktsleveranser:
Återfunna personakter(pdf-fil)
Rättning felaktiga ärendedatum (pdf-fil)
Saknade handlingar (pdf-fil)

Leverans av barn- och elevhälsovårdsjournaler
Leveransrutin för BVC-journaler (pdf-fil)

 

Senast uppdaterad 2017-09-27
  • Arkivdepå Vänersborg
    Telefon: 0521-27 84 00 (växel)