|   Kontakta oss

Redovisning

För att allmänhetens insynsrätt ska fungera på det sätt som avses i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF) måste myndigheterna upprätta insyns- och sökinstrument till sina allmänna handlingar.

Bestämmelser om registrering, beskrivning och förtecknande av myndigheternas allmänna handlingar har därför införts i arkivlagen och offentlighets- och sekretesslagen.

Varje myndighet måste därför upprätta

  • en arkivbeskrivning (6 § arkivlagen, 7 § arkivreglementet)
  • en arkivförteckning (6 § arkivlagen och 7 § arkivreglementet)
  • en dokumenthanteringsplan (8 § och 7 § arkivreglementet)
  • en förteckning över IT-system som innehåller allmänna handlingar/uppgifter (enligt Regionarkivets anvisningar)
  • ett register (diarium) över allmänna handlingar (5 kap. 1§ offentlighets- och sekretesslagen)
  • en beskrivning av en myndighets allmänna handlingar (4 kap. 2 § offentlighets- och sekretesslagen) Jfr arkivbeskrivning

Dessa dokument är en förutsättning för att medborgarna ska kunna orientera sig i myndigheternas informationsmängder, och för att kunna identifiera och efterfråga handlingar utan föregående kännedom om deras existens. De behövs också för att myndigheterna själva ska kunna kontrollera och söka i sitt handlingsbestånd. Även andra intressenter ska på kort och lång sikt kunna använda sig av de hjälpmedel som myndigheten har upprättat.

Mer information om att upprätta arkivbeskrivning finns att läsa i Regionarkivets handledning Att upprätta arkivbeskrivning (pdf-fil).

Innan en arkivförteckning upprättas krävs att samtliga arkivhandlingar inventeras och vid behov ordnas, så att informationen blir överskådlig och kan presenteras på ett strukturerat sätt.

Mer information om att inventera finns att läsa i Regionarkivets handledning Att inventera arkivhandlingar (pdf-fil).

Senast uppdaterad 2013-04-18
  • Arkivdepå Vänersborg
    Telefon: 0521-27 84 00 (växel)