|   Kontakta oss

Regelverket

Myndigheternas hantering av allmänna handlingar och arkiv styrs av ett omfattande regelverk. All personal i offentlig förvaltning måste ha kunskap om regelsystemet och förmåga att tillämpa det i sin verksamhet.

Klicka på bilden för att förstora.

Här följer en kort presentation av några av de författningar som gäller för myndigheternas arkiv- och dokumenthantering i Västra Götalandsregionen och i Göteborgs Stad. Det handlar om ett antal regler som tillsammans visar vad som krävs av myndigheternas hantering av allmänna handlingar för att offentlighetsprincipen ska tillgodoses. Det är ett ansvar för samtliga myndigheters ledning att se till att offentlighetsprincipen får genomslag i deras verksamhet. Öppenhet och insyn ska göra myndigheterna effektivare, öka rättssäkerheten för medborgarna och på så sätt minska risken för korruption och maktmissbruk.

Tryckfrihetsförordningen (1949:105)
Reglerna i 2 kap. TF innebär att var och en har rätt att ta del av sådana allmänna handlingar som är offentliga – offentlighetsprincipen. Lagen behandlar begreppet allmän handling och fastställer i vilka fall man har rätt att begränsa tillgången till allmänna handlingar. I lagen sägs också att grundläggande bestämmelser om hur allmänna handlingar skall bevaras samt om gallring och annat avhändande av sådana handlingar meddelas i lag.

Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)
Denna lag anger undantag ifrån insyn, reglerar registrering och utlämnande av allmän handling. I lagen har man lyft fram att offentlighet är huvudregeln och sekretess undantagen. Lagen ställer också krav på att myndigheter ska upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Vidare hänvisar man till arkivlagen genom att poängtera hänsynen till arkivvården, gallring, m.m.

Arkivlagen (1990:782)
Lagen innehåller de övergripande bestämmelserna om myndigheternas arkivvård. I arkivlagen finns bl.a. bestämmelser om att hänsyn ska tas till arkivvården vid framställning och registrering av allmänna handlingar, om gallring, överlämnande av arkiv eller annat avhändande av allmänna handlingar samt om arkivmyndigheter och deras uppgifter. Bestämmelserna i arkivlagen ger förutsättningar för möjligheten att ta del av allmänna handlingar idag och i framtiden.

Arkivförordningen (1991:446)
Förordningen innehåller regeringens tillämpningsförskrifter till arkivlagen. Arkivförordningen kompletterar arkivlagen med föreskrifter som rör bl.a. tidpunkten för när handlingar ska arkiveras, frågor som rör inspektion av arkiv, utlåning av arkivhandlingar till andra myndigheter samt skyldigheten att se över arkivbildningen i samband med omorganisationer. I förordningen finns också bestämmelser om godkännande och märkning av sådana skrivmaterial och förvaringsmedel som avses i lagen om skydd för beteckningen ”Svenskt Arkiv”.

Personuppgiftslagen (1998:204)
Syftet med denna lag är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter. Enligt lagen får personuppgifter inte bevaras under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen.  Myndigheter kan dock i vissa fall ha rätt att bevara uppgifterna även om det inte är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Bestämmelserna i personuppgiftslagen hindrar inte att en myndighet arkiverar och bevarar allmänna handlingar eller att arkivmaterial tas om hand av en arkivmyndighet. Om bevarandet rör myndighetens skyldigheter enligt arkivlagen går det således före bestämmelserna i personuppgiftslagen.

Förvaltningslagen (1986:223)
Förvaltningslagen är kort och innehåller basregler för myndighetsutövning och annan handläggning av ärenden. Lagen reglerar bl.a. myndigheternas serviceskyldighet gentemot allmänheten. I lagen finns bestämmelser om att myndighet skall ha öppet under minst två timmar varje helgfri måndag-fredag för att kunna ta emot och registrera allmänna handlingar och för att kunna ta emot framställningar om att få ta del av allmänna handlingar som förvaras hos myndigheten. Här finns också en precisering av begreppet ”inkommen handling”.

Kommunallagen (1991:900)
Det finns en gemensam kommunallag för kommuner och landsting. Kommuninvånarna och massmedia ska ges möjlighet till insyn och kontroll av den kommunala verksamheten. Ett hjälpmedel är protokollen, som varje nämnd eller annat kommunalt organ enligt kommunallagen skall föra. Vidare hänvisar kommunallagen till att föreskrifter om kommunala arkiv finns i arkivlagen.

Aktiebolagslagen (2005:551)
Lagen innehåller krav på att alla aktiebolag bl.a. ska upprätta stiftelseurkund, bolagsordning samt bolagsstämmo- och styrelseprotokoll.

Arkivreglemente
Fullmäktige får utfärda tillämpningsanvisningar till arkivlagen (arkivreglementen, lokala föreskrifter eller motsvarande).

Övriga bestämmelser
Dessutom kan det finnas speciallagstiftning, branschspecifika bestämmelser och anvisningar m.m. som ska iakttas när det gäller hanteringen av allmänna handlingar.

Senast uppdaterad 2013-05-06
  • Arkivdepå Vänersborg
    Telefon: 0521-27 84 00 (växel)